Toute entreprise doit conserver ses factures et documents administratifs. C’est de là que ressort l’idée de conservation aux archives. Ceci permet à toute entreprise de se justifier même après des années de fonctionnement. Découvrez ici pourquoi garder ses factures et ses documents d’entreprise.
L’importance de la conservation
Conserver les factures et les documents de votre entreprise vous permet de sauvegarder la mémoire de votre structure. Cette conservation peut avoir comme avantage la réduction sur vos TVA. Comme documents et factures à conserver, vous avez les documents comptables fiscaux, les factures d’électricité, les factures de paiement et autres. Ces factures de paiement sont une preuve pour vous accorder une réduction. Pour mieux comprendre, d’autres informations ici peuvent vous être utiles.
Il peut avoir des contrôles dans l’administration, et c’est grâce aux factures et aux documents comptables que vous pourriez éviter des pénalités. Pour pallier ce problème, il faut faire une parfaite conservation des documents.
Combien de temps doit-on garder une facture et les documents d’entreprise ?
La réservation des factures et documents respecte une durée donnée. Le délai de conservation varie en fonction du type de document. Les documents commerciaux, les documents bancaires et les documents de transport disposent d’un délai de 5 ans d’archivage. Ensuite, il faut préciser que les documents de déclaration de douane et les factures demandent un archivage de 3 ans. Les documents fiscaux comme la TVA, les taxes demandent une conservation de 6 ans.
Pour ce qui concerne les pièces comptables et les états financiers, la conservation selon la loi sur le commerce demande une durée minimale de 10 ans. Cette conservation commence dès la clôture des calculs comptables. En dehors de cela, vous devez comprendre que la conservation des factures est d’une importance capitale. Par factures qui doivent être conservées, comprenez qu’il s’agit des factures papiers et des factures électroniques.
Les sanctions en cas de non-conservation de facture
Dans le cas où une entreprise ne respecte pas la conservation des factures et des documents, elle se confronte à plusieurs sanctions. Au cas où vous ne disposiez pas des documents dans vos archives, un pourcentage de 50 % s’applique et vous devez payer la pénalité. Il faut aussi préciser qu’une déduction spécifique peut être faite contre votre entreprise.
Conserver les factures et les documents est indispensable. Ceci vous permet d’avoir une bibliothèque vous permettant de relire le passé. Il faut rappeler que la non-conservation a des risques aussi. C’est pourquoi il vous faut conserver tous vos documents administratifs et vos factures pour éviter toute sorte de déduction, de pénalités.